O gerenciamento de eventos necessita de alguém com muitas responsabilidades, pois existem inúmeros tópicos que não podem ficar sem monitoramento, pois podem acarretar em algum problema e transformar o seu evento em um desastre. Mostraremos algumas dicas importantes para gerenciar um evento da melhor maneira possível, a organização e o planejamento será necessário para o sucesso do evento.
Para facilitar vamos mostrar alguns passos a seguir para a organização e gerenciamento de eventos, buscando o melhor resultado final, o sucesso do seu evento.
Embora não possamos identificar todos os detalhes em que você precisará pensar, já que muito disso dependerá do tipo de evento que você está realizando, podemos sugerir algumas práticas recomendadas que são importantes para acompanhar em qualquer evento.
Objetivos para a organização e gerenciamento de eventos.
O primeiro passo no planejamento do seu evento é estabelecer uma meta e objetivos tangíveis. Primeiro, comece perguntando: Você está organizando este evento e o que espera alcançar? Se você conhecer os principais objetivos de sua organização antes de planejar, poderá garantir que todas as partes do evento sejam otimizadas para o sucesso.
Você está tentando aumentar a conscientização para uma causa ou coletar uma quantia predeterminada de doações para o seu próximo projeto? Você espera atrair 50 pessoas ou 500? Definir uma meta com métricas quantificáveis de sucesso tornará mais fácil para sua equipe garantir que você as alcance.
Outra coisa a se destacar, é pensar em quanto energia o evento vai utilizar e o modelo de gerador de energia que teremos que utilizar, após fazer essa análise, a melhor maneira é contratar uma empresa de aluguel de geradores de energia elétrica e se prevenir dos problemas.
Organize sua equipe
Qualquer evento exige um esforço conjunto da equipe para lidar com todos os detalhes. Considere a possibilidade de identificar um único gerente de eventos ou presidente de evento, bem como presidentes individuais de subcomitês, como:
- Gestão local;
- Caixas de som;
- Entretenimento;
- Publicidade;
- Patrocinadores;
- E gestão voluntária.
A atribuição de funções individuais aos membros da equipe cria um sistema de responsabilidade, bem como evita que as tarefas caiam no esquecimento. Além disso, permitirá que você delegue – mas não se esqueça de prestar contas das reuniões do comitê no calendário do seu evento
Criar um plano mestre de evento
A criação do seu plano mestre de eventos permitirá que você garanta que todos os aspectos permaneçam no caminho certo, além de facilitar a coordenação com voluntários e membros do comitê de eventos.
Seu plano mestre de eventos deve abranger todos os aspectos do evento, incluindo:
- Gestão de locais, logística e catering (contratos, autorizações, seguros, etc.)
- Palestrantes e apresentadores (identificando, confirmando, logística e gerenciamento)
- Atividades e entretenimento
- Publicidade e promoção (on-line e off-line, como página na Web e promoção on-line; calendários de eventos; programas impressos; relações com a mídia; sinalização; mídias sociais etc.)
- Registro (inscrição on-line, pagamento e rastreamento; login no site, etc.)
- Patrocinador e gestão de parceiros
- Gestão e responsabilidades voluntárias
Ao planejar seu evento, considere também criar um cronograma detalhado, para que tudo corra bem. Inclua quando qualquer permissão ou apólice de seguro precisa ser submetida, quando o registro terminar e um cronograma detalhado do dia. Veja também.
Para o sucesso do seu evento você precisa de boas comidas, bebidas e um som de qualidade para que todos possam aproveitar ao máximo as horas no evento da melhor maneira possível.
Comidas
Existe um cardápio variado de estilo e tipos de comidas, que você pode inserir no seu evento e que com certeza vão fazer o maior sucesso, buffets que você vai conseguir escolher pelo seu público alvo, e fazer com que todos se sintam muito satisfeitos pela comida escolhida, os buffets de comidas mais utilizados nos eventos são:coffe break, finger food, coquetel, brunch, welcome coffee, e vários outros.
Bebidas
Em eventos, mais do que pensar na decoração e nas atrações que manterão todos os convidados entretidos, é necessário também dar atenção a alimentos e bebidas. Desde um simples coffee break até uma grande premiação ou casamento, é preciso muita calma e cuidado para a contratação desse serviço.
Um primeiro passo para definir quais bebidas serão servidas é pensar no tipo do evento. Festas mais formais pediram bebidas mais sofisticadas que atendam ao gosto dos participantes. Já em encontros mais casuais pode-se optar por bebidas e drinks mais simples.
Seu evento vai ser um sucesso seguindo todos essas etapas e dicas, na organização e gerenciamento do seu evento. Boa Sorte.